Vooruitkijken is eigenlijk iets dat je als ondernemer continue zou moeten doen en niet alleen als het einde van het jaar nabij is of voorbij. In deze blog zal ik je uitleggen wat de voordelen zijn.
Ik zie het om me heen. De zorgers ondernemen veelal op gevoel. Zij zijn hun beroep in de zorg als zzp’er gaan uitoefenen omdat zij niet (meer) wilden zorgen op de voorwaarden die hun werd opgelegd door de werkgevers, er waren te veel beperkingen. Zij gingen voor aandacht voor de mens, zorgen voor unieke personen in plaats van nummertjes af gaan.
Hard werken of met je hart werken?
Deze zorgverleners werken hard, werken zich een slag in de rondte.. want behalve dat ze nu de tijd kunnen nemen voor hun cliënten en zorg kunnen leveren zoals zij dat willen, is er meer te doen. Klanten moeten geworven worden, teams moeten worden gevormd, roosters moeten worden gemaakt en ook de facturen glijden niet vanzelf uit de printer. Daarnaast gaat er ook tijd en aandacht naar het up-to-date houden van scholing en certificaten en moet er voldaan worden aan kwaliteitssystemen. En.. O,ja.. de administratie moet worden bijgehouden 
Onrust, stress, paniek!
Dat eerste gedeelte gaat vaak wel, het zijn op korte termijn terugkerende zaken en dingen die gewoon moeten om de maanden door te komen. Maar vooruitkijken is iets anders. Vaak worden die zaken pas aangepakt als er een deadline is. Scholing wordt gepland als een termijn al (bijna) is overschreden, documenten voor kwaliteitssystemen zoals Kiwa of HKZ worden opgezocht, opgevraagd als er een audit voor de deur staat, de administratie wordt bijgewerkt als de belastingaangifte de deur al uit moet..
Ik snap dat jij als zzp’er hier erg onrustig van wordt, of zelfs een paniekgevoel ervaart. Want krijg je het wel op tijd voor elkaar? Je rooster is vol en nu komt dit er ook nog bij!
Je bonnen en inkoopfacturen bij elkaar sprokkelen, je gereden kilometers nog uitrekenen, er missen nog wat verkoopfacturen in je administratie, verzin het maar. Maar het moet wel op tijd bij de boekhouder zijn, want de jaarrekening moet worden opgemaakt en de aangifte verstuurd. Zoeken naar de juiste scholing om ervoor te zorgen dat je bevoegd en bekwaam blijft de voorbehouden handelingen uit te voeren. Nog snel intervisie doen en vastleggen met je concullega’s omdat dit vereist is voor Kiwa en zo nog wat zaken.
Je neemt je zelf voor dat je hier het volgende jaar beter op zult letten en tussendoor aandacht besteed aan deze dingen.
En nu ga ik het anders doen!
Het voornemen in de toekomst meer aandacht te besteden aan de randzaken van jouw onderneming is natuurlijk super! Het geeft je het gedurende het hele jaar wat meer rust. Maar hoe borg je die? Zet je bepaalde taken in je agenda, maak je een plan? Ga je dingen op een andere manier doen, zodat je er minder tijd aan kwijt bent? Besteed je zaken uit?
Wat ik heb gemerkt is dat zzp’ers vaak zijn gestart op een bepaalde manier en alles op dezelfde manier blijven doen. Alleen dat wat anders moet, doordat dat door de minister of de belastingdienst dit eist is aangepast en verder is er niet gewerkt aan de processen achter de schermen.
Facturen worden nog in Excel of Word gemaakt, de administratie in Excel bijgehouden of helemaal niet. Papieren worden in een doos overhandigd aan de boekhouder. Of er worden wel verkoopfacturen gemaakt in een boekhoudsysteem, maar de inkoop wordt daar pas door de boekhouder in verwerkt als het jaar voorbij is.
Maar ook het roosteren: verschillende zzp’ers werken samen in verschillende teams bij cliënten. Roosters worden handmatig gemaakt in Word of Excel, waarbij beschikbaarheid van de verschillende teamleden handmatig wordt afgestreept. Het cliëntendossier, veel op papier. Dit moet het komende jaar sowieso op de schop, want dat is een nieuwe eis van de overheid per 01-07-2020, gebruik maken van een ECD. Al over na gedacht trouwens?
Steeds terugkerende handelingen systematiseren
Lieve mensen, wat kan dit slimmer denk ik dan! Er is tegenwoordig zoveel online aan systemen, betaald maar ook gratis. Deze systemen kunnen je zoveel tijd besparen en je helpen meer te bezig te zijn met de leuke kant van het ondernemen 💜 Ik begrijp wel dat dit veranderingen zijn en veranderingen kosten tijd en soms ook energie. Ik snap ook wel dat je je daardoor laat weerhouden of het oriënteren op iets nieuws ‘even’ uitstelt. Maar ik weet zeker dat het oplevert! Bijna alle taken die je herhalend doet, zijn te systematiseren.
HarT + Overzicht + Inzicht = Strategie
Durf jij het aan vooruit te kijken? Even stil staan bij waar je was, waar je bent en waar je naar toe wilt? De kwaliteit die geëist wordt, is ook wat je wilt leveren toch. Niet de papieren aanleveren omdat het moet, maar omdat je het wilt. Inzicht in je cijfers gedurende jaar, zodat je weet hoe je ervoor staat en niet alleen omdat de belastingdienst deze van je vraagt? Dan is het tijd deze wensen om te zetten naar acties. Deze acties in te plannen of uit te besteden. En uiteindelijk daar te komen waar je wilt! Hierdoor ga je niet alleen van hard werken naar met je hart werken, maar ook van stress naar overzicht, van geen idee hebben van je financiële cijfers naar inzicht, van in de waan van de dag naar strategie.
Ik ben benieuwd naar de inzichten die jullie hebben opgedaan, beweegt deze blog jou? Wat wil jij veranderen in jouw onderneming, wat wil je aanpakken en vooral hoe ga je dat doen?
Beweegt deze blog jou, maar heb je geen idee waar te beginnen aan procesoptimalisatie voor jouw bedrijf of zou je graag wat zaken willen uitbesteden? Stuur me een berichtje, dan maken we een bel-afspraak. In een vrijblijvend kennismakingsgesprek kunnen samen kijken of ik hierin iets voor je kan betekenen.
Je kunt ook gebruik maken van de ‘admin focus’ dagen die ik elk kwartaal faciliteer. Zie de agenda voor data en aanmelden. Wil je liever 1 op 1? Dat kan! Neem dan contact met me op. Dat kan ook via het whats app chat venster.
Tips & Trics
a. Bestanden mogen maximaal 2mb zijn wil je ze kunnen aanmelden. Is jouw bestand te groot, gebruik deze tool om bestanden te verkleinen
b. Zet een scanner app op jouw smartphone, hiermee maak als het ware een of meerdere foto’s achterelkaar van papieren welke meteen worden omgezet in een pdf-bestand. Vanuit de app kun je het per mail of bluetooth naar jouw computer verzenden. Of direct in de cloud zetten als je daar mee werkt.
c. Zet gemakkelijk word-bestanden om naar pdf door bij opslaan als te kiezen voor pdf.
d. Zet excel-bestanden makkelijk om naar pdf door het gebied te selecteren en bij afdrukken te kiezen naar PDF. Let op dat je wel het vakje “selectie” aan klikt. En je kunt daar ook kiezen om alles op 1 of meerdere pagina’s te zetten.
e. Maak jij al gebruik van jouw digitale handtekening? In adobe/photoviewer kun jij jouw handtekening aanmaken en gebruiken om in pdf-bestanden toe te voegen. Niet meer printen, ondertekenen en weer inscannen dus.
- Windows: klik op de ‘nijptang’ Mac: Klik op het ‘stiftje’ markering rechtsboven Je krijgt nu een balk bovenin waarin ook een handtekening te zien is
- Even een paar keer oefenen en dan heb je ‘m
Sla op! Je kunt deze nu aanklikken en naar de goede plek schuiven. En in de toekomst weer gebruiken
Zo, dat was ‘m. Is het gelukt? Wat was je grootste uitdaging en wat was voor jou de fijnste tip? Laat het me weten in een reactie
Mocht je meer hulp willen, kom je er niet uit of wil je hiervan toch zoveel mogelijk uitbesteden, stuur me dan een email info@vsilona.nl. Tegen een vergoeding (afhankelijk wat ik voor je moet doen) zorg ik samen met jou dat het snel in orde komt!
Ben jij blij met deze heldere uitleg? Deel jouw ervaring op mijn fb-pagina en maak je concullegae ook blij 💜
Handige links
Heb jij nog (één van) onderstaande vragen, klik dan op de link
- Wat is het Kiwa keurmerk en waar is het goed voor? Bron: Mijnkeurmerk
- Geldt de WKKGZ voor mij? Bron: Solopartners
- De WKKGZ geldt niet voor mij, maar ik wil wel deelnemer worden of blijven van Mijn Keurmerk. Download de “Zelftest“, en lees onderaan welke documenten voor jou van toepassing zijn. Brn: Mijnkeurmerk
- Ik heb ook gehoord over het HKZ, wat is het verschil met Kiwa?