“Hè bah, ik word er helemaal zenuwachtig van!”
Een veel gehoorde zin de afgelopen maanden. Kiwa maakte in maart bekend dat het Keurmerk van alle deelnemers op 1 december 2019 wordt omgezet naar het Keurmerk ZZP’ers Zorg. Op 1 december 2019 moeten alle dossiers onder andere voldoen aan de WKKGZ eisen.
“Een hoop gedoe”, “rompslomp”, “ze moeten weer vanalles hebben”
En elke keer weer die reminder van Kiwa :
“Wanneer de bewijsstukken op 1 december 2019 nog ontbreken of niet zijn goedgekeurd in uw dossier zal uw Keurmerk geschorst worden. Wanneer de bewijsstukken op 1 december 2019 nog ontbreken of niet zijn goedgekeurd in uw dossier zal uw Keurmerk geschorst worden”
Een weerspiegeling van de kwaliteit die jij levert
Maar hé, als het goed is werk jij al volgens de WKKGZ. Want die wet is al in 2016 ingegaan en geldt voor elke ‘ZZP’ers / Solistisch werkende zorgaanbieder’ en door nu eventjes alles op een rijtje aan te melden in Kiwa laat jìj zien dat dat jij voldoet aan die eisen. Je laat zien dat je een kwaliteitssysteem hebt gecreëerd rondom de zorg die je biedt. Dat je eraan werkt om jezelf en jouw zorgverlening te blijven verbeteren, doordat je gebruikt maakt van een eigen cliëntdossier, doordat je de professionele standaarden van jouw beroep volgt, doordat je klachten & incidenten registreert en het door het reflecteren op je eigen handelen met behulp van je collega’s.
Dat dit verplicht is door de WKKGZ zou niet de enige reden moeten zijn dat jij een kwaliteitssysteem hebt.
Kwaliteit is toch wat je wilt leveren?!
Het Kiwa Keurmerk
Het is een digitaal dossier waarin je bewijzen toe kan voegen, zodat je kan aantonen dat je aan specifieke eisen voldoet. Vervolgens kunnen andere partijen middels een ‘derdern-wachtwoord’ gebruik maken van deze registratie zodat je niet iedere keer dezelfde soort informatie voor een bepaalde organisatie moet aantonen. Je kunt per document aangeven of je het aan ‘derden’ wil laten zien. Zoals bv je diploma’s en certificaten. Je kunt het dus ook als een soort CV gebruiken. Doe er je voordeel mee 😉
Zie jij door de bomen het bos niet meer? In deze blog help ik je er doorheen!
Zo en dan nu genoeg uitgelegd over het waarom, als je hier meer over wilt lezen, en de WKKGZ, voor wie die is bedoeld en wat deze nog meer inhoudt verwijs ik je onderaan deze blog naar andere pagina’s.
De afgelopen maanden ben ik intensief bezig geweest met zorgaanbieders in workshops, maar ook vanaf een afstandje virtueel om de benodigde documenten netjes in orde te krijgen en ze aan te melden bij Kiwa. Hierdoor ben ik redelijk ervaren geworden op dit gebied en bied ik jullie een GRATIS stappenplan in deze blog. Zo kan jij nog snel aan de slag om nog vóór 1 december jouw documenten goedgekeurd te krijgen. Let op: Ze moeten voor 1 december goedgekeurd zijn, dus al daarvoor aangemeld.
P.s.
Ik besef me dat het veel tekst is, maar dat is vooral de tekst. Laat je er niet door tegen houden! Bekijk ook even de Tips & Trics onder de stappen.
De stappen
Stap 1: Verzamel de benodigde documenten en sla deze op, op jouw computer in een aparte map. Zodat jij ze gemakkelijk terug kan vinden. Eén voorbeeld is voldoende per document. En let op: alle cliëntgegevens dienen te worden afgeschermd (AVG).
Onderstaand schrijf ik over voorbeelden van Kiwa, deze zijn te downloaden onder het kopje templates op mijnkeurmerk.nl
- B35 – Overeenkomst ZZP’er – Cliënt/ Opdrachtgever:
Wie is de opdrachtgever? Aan wie stuur jij jouw factuur? De overeenkomst dient in ieder geval voorzien te zijn van jouw handtekening.
– De cliënt: Jij hebt met jouw cliënt een overeenkomst. Deze dient te voldoen aan de eisen van de wkkgz. Een voorbeeld B35 van Kiwa is er een die voldoet aan de eisen. Dit is echter wel een uitgebreide. Het stukje “afspraken zijn gemaakt tussen de zorgverlener en de cliënt betreffende data, tijden, uren” is eigenlijk overbodig, dit staat vermeld in het zorgplan en/of cliëntdossier.
* TIP: Maak jij gebruik van Dinz? Daar kun je ook per cliënt een zorgovereenkomst downloaden. Deze voldoet ook aan de eisen.
* Ik kan je er tegen een kleine vergoeding ook één opsturen
– Een bemiddelingsbureau: Jij hebt een overeenkomst met het bureau, deze zou ook moeten voldoen aan de eisen en is daarom geschikt om aan te melden - B36 – Melding (bijna) Incidenten Cliënten:
– Indien er incidenten zijn geweest het afgelopen jaar dan is hiervoor als het goed een MIC voor uitgeschreven en heb jij hiervan een kopie. Deze dien je aan te melden
– Indien er het afgelopen jaar geen incidenten hebben plaatsgevonden, download je een voorbeeld B36 van Kiwa en kun je dit verklaren door bovenaan de tekst zetten: “Ik verklaar dat ik in de periode van xx tot xx (afgelopen jaar) geen incidenten te melden heb”. - B37 – Zelfverklaring professioneel werken:
– Er wordt gevraagd deze lijst nog eens te vullen op een nieuw format. Deze vind je ook bij de voorbeelden. Je kruist aan welke handelingen voor jou van toepassing zijn en vult daarachter de gevraagde scholing en ervaringsdatums in - B38 – Intervisie/Periodiek reflecteren:
– Iedereen heeft belang bij Intervisie! Het betekent jezelf openstellen voor verbetering. Waar loop je tegenaan en hoe gaat een ander daarmee om? Of wat maak je mee en hoe zou een ander hiermee omgaan. Wat keer jij daar van? Waarschijnlijk doe je dit al, je overlegt met collega’s, maar dan nu een keer waarbij je het vastlegt op papier. Doe dit met regelmaat, en in ieder geval jaarlijks en meld het formulier aan in Kiwa. Ook hiervan is een leeg voorbeeld beschikbaar op Kiwa - B39 – Vervangingsovereenkomst:
– Waarschijnlijk is vervanging al opgenomen in jouw zorgplan en/of cliëntdossier. Toch wordt er gevraagd om een apart formulier dat door jou en een vervanger ondertekend is. Download het voorbeeld - B40 – Verklaring gebruikmaken van een cliëntdossier
1. Je dient de verklaring te ondertekenen dat jij gebruik maakt van een cliëntdossier dat voldoet aan de eisen, je vindt het voorbeeld op Kiwa
2. Ze willen zien dat jij daadwerkelijk rapporteert in een dossier dat voldoet aan die eisen. Let op dat er ook in staat waar in de verklaring om gevraagd wordt.
– Je mag hiervoor een blanco dossier aanleveren dat jij gebruikt voor jouw cliënten.
– Je mag ook foto’s/scans maken van een dossier dat bij cliënt thuis ligt
– Wanneer jij gebruik maakt van een elektronisch cliëntdossier mag ook het contract met een digitaal ECD en ook het maken van een screenshot waarop jouw naam te zien is, ingelogd volstaat. Een lijst met goedgekeurde ECD’s is te vinden onderaan de voorbeeld documenten pagina.
Stap 2: Aanmelden in Kiwa op mijnkeurmerk.nl
– Ga naar de website en log in, klik op “naar dossier”
– Onder het kopje bewijsstukken zie je de bewijsstukken die jij nog moet toevoegen. Klik op “+ Bewijsstuk toevoegen”
– Kies bij het type de juiste B
– Vul de titel in. Bijv. B35 Overeenkomst
– Klik de datum van vandaag aan bij geldig van
– Klik inzichtelijk voor derden alleen aan als je wilt dat ‘derden’ het kunnen zien. Ik heb hier niet voor gekozen bij deze documenten
– Door op een mapje te klikken kun je een document kiezen dat je wilt uploaden
– Bewijsstuk succesvol opgeslagen. Herhaal de stap voor elk document.
Stap 3: Bel met Kiwa 088 9984901 en vraag of ze jouw dossier willen beoordelen. Je krijgt dan in de meeste gevallen dezelfde dag nog bericht en weet jij of jouw dossier voldoet aan de norm.
Tips & Trics
a. Bestanden mogen maximaal 2mb zijn wil je ze kunnen aanmelden. Is jouw bestand te groot, gebruik deze tool om bestanden te verkleinen
b. Zet een scanner app op jouw smartphone, hiermee maak als het ware een of meerdere foto’s achterelkaar van papieren welke meteen worden omgezet in een pdf-bestand. Vanuit de app kun je het per mail of bluetooth naar jouw computer verzenden. Of direct in de cloud zetten als je daar mee werkt.
c. Zet gemakkelijk word-bestanden om naar pdf door bij opslaan als te kiezen voor pdf.
d. Zet excel-bestanden makkelijk om naar pdf door het gebied te selecteren en bij afdrukken te kiezen naar PDF. Let op dat je wel het vakje “selectie” aan klikt. En je kunt daar ook kiezen om alles op 1 of meerdere pagina’s te zetten.
e. Maak jij al gebruik van jouw digitale handtekening? In adobe/photoviewer kun jij jouw handtekening aanmaken en gebruiken om in pdf-bestanden toe te voegen. Niet meer printen, ondertekenen en weer inscannen dus.
- Windows: klik op de ‘nijptang’ Mac: Klik op het ‘stiftje’ markering rechtsboven Je krijgt nu een balk bovenin waarin ook een handtekening te zien is
- Even een paar keer oefenen en dan heb je ‘m
Sla op! Je kunt deze nu aanklikken en naar de goede plek schuiven. En in de toekomst weer gebruiken
Zo, dat was ‘m. Is het gelukt? Wat was je grootste uitdaging en wat was voor jou de fijnste tip? Laat het me weten in een reactie
Mocht je meer hulp willen, kom je er niet uit of wil je hiervan toch zoveel mogelijk uitbesteden, stuur me dan een email info@vsilona.nl. Tegen een vergoeding (afhankelijk wat ik voor je moet doen) zorg ik samen met jou dat het snel in orde komt!
Ben jij blij met deze heldere uitleg? Deel jouw ervaring op mijn fb-pagina en maak je concullegae ook blij 💜
Handige links
Heb jij nog (één van) onderstaande vragen, klik dan op de link
- Wat is het Kiwa keurmerk en waar is het goed voor? Bron: Mijnkeurmerk
- Geldt de WKKGZ voor mij? Bron: Solopartners
- De WKKGZ geldt niet voor mij, maar ik wil wel deelnemer worden of blijven van Mijn Keurmerk. Download de “Zelftest“, en lees onderaan welke documenten voor jou van toepassing zijn. Brn: Mijnkeurmerk
- Ik heb ook gehoord over het HKZ, wat is het verschil met Kiwa?